Pengelolaan keuangan dalam sebuah perusahaan merupakan aktivitas krusial yang harus betul-betul diperhatikan. Untuk itu, seorang akuntan harus selalu merekap aktivitas keuangan yang terjadi, salah satunya dengan memanfaatkan general ledger. Istilah ini merupakan bagian dari sistem akuntansi suatu perusahaan yang mencatat semua transaksi keuangan dalam bentuk jurnal umum.
Jurnal keuangan ini akan memberikan gambaran lengkap tentang aktivitas keuangan perusahaan dengan menyediakan data yang diperlukan untuk menyusun laporan keuangan dan mendukung pengambilan keputusan yang tepat.
Dengan demikian, jurnal ini bukan hanya sekedar alat akuntansi, tetapi juga menjadi pondasi yang vital dalam pengelolaan keuangan yang efektif. Namun, untuk pemahaman yang lebih komprehensif, artikel berikut akan mengulas tentang apa itu general ledger, fungsi, beserta cara membuatnya.
Pengertian General Ledger
General ledger adalah catatan akuntansi yang mengkompilasi setiap transaksi keuangan perusahaan untuk menyediakan entri yang akurat untuk laporan keuangan.
Secara umum, istilah ini merujuk pada sebuah jurnal yang berisi ringkasan dari semua catatan keuangan perusahaan, yang dibuat sebagai upaya dalam menyediakan entri untuk penyusunan laporan keuangan.
Pencatatan ini akan memberikan gambaran yang lebih komprehensif tentang kondisi keuangan perusahaan, termasuk informasi seputar pendapatan, pengeluaran, aset, dan keuntungan.
Setiap data transaksi dalam buku besar ini akan dipisahkan menurut jenisnya, kemudian dimasukkan ke dalam akun aset, ekuitas pemilik, kewajiban, pendapatan, serta pengeluaran.
Biasanya, laporan ini meliputi detail akun, nomor, nomor halaman, tanggal transaksi, deskripsi, serta jumlah uang yang masuk (debet) dan keluar (kredit). Informasi-informasi ini sangat penting bagi akuntan dalam menyusun laporan keuangan perusahaan.
Selain itu, general ledger juga dimanfaatkan untuk membandingkan data penjualan, pembelian barang, pendapatan, pengeluaran, pergerakan saham, dan profitabilitas dari tahun ke tahun untuk melakukan analisis tren.
Kegiatan ini umumnya dilakukan untuk mengevaluasi kesehatan keuangan perusahaan dan mengidentifikasi langkah-langkah perbaikan yang dapat meningkatkan efisiensi operasional.
Fungsi General Ledger
Setelah memahami beberapa konsep tentang apa itu general ledger sesuai yang telah diuraikan sebelumnya, maka selanjutnya penting untuk mengetahui berbagai fungsi atau kegunaan yang terkait dengan penggunaannya.
Secara umum, peran utama dari jurnal keuangan ini adalah untuk mencatat entri jurnal dan melakukan perhitungan akuntansi perusahaan. Tetapi sebenarnya terdapat beragam fungsi lain yang dapat diperoleh dari penggunaan pencatatan ini. Berikut beberapa di antaranya :
1. Referensi Penyusun Laporan Keuangan
Salah satu fungsi utama lain dari ledger ini ialah menyediakan materi yang dapat digunakan sebagai dasar untuk menyusun berbagai macam laporan keuangan. Peran utamanya mengumpulkan semua catatan transaksi keuangan yang terjadi dalam perusahaan selama periode waktu tertentu.
Selain itu, setiap transaksi keuangan juga dicatat dalam buku besar ini secara terpisah sesuai dengan kategorinya untuk memudahkan verifikasi. Oleh karena itu, general ledger seringkali dijadikan referensi dalam proses penyusunan berbagai jenis laporan keuangan.
2. Rujukan untuk Membuat Rincian Transaksi
Salah satu fungsi lainnya dari ledger keuangan ini adalah untuk memberikan akses terhadap detail setiap transaksi yang dilakukan.
Di dalam jurnal keuangan, Anda akan menemukan pencatatan semua transaksi yang dilakukan oleh perusahaan selama periode tertentu. Di dalam catatan tersebut, terdapat informasi mengenai nilai setiap transaksi serta tanggal terjadinya.
Sebagai contoh, untuk mengetahui detail transaksi pengeluaran keuangan sebuah perusahaan, maka tim keuangan dapat langsung merujuknya pada general ledger untuk melihat detail transaksi yang telah dilakukan.
Rincian ini dapat memuat data transaksi apa saja yang dilakukan atau berapa jumlah transaksi yang terjadi hingga mencapai jumlah pengeluaran tersebut.
3. Membantu dalam Pengambilan Keputusan
Informasi yang akurat dan lengkap memiliki nilai penting dalam pembuatan estimasi, proyeksi, serta laporan keuangan yang digunakan oleh para pelaku bisnis dan keuangan untuk mengevaluasi kinerja perusahaannya.
Fungsi jurnal keuangan di sini adalah membantu auditor atau akuntan untuk mengidentifikasi sumber masalah dengan menelusuri setiap entri jurnal.
Dengan mengidentifikasi sumber masalah berdasarkan informasi-informasi akurat yang ada dalam catatan ledger, pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan lebih mudah oleh perusahaan terkait aktivitas keuangan masa depan mereka.
4. Akurasi Transaksi Keuangan
General ledger adalah alat akuntansi yang dapat digunakan untuk merekam transaksi dan data statistik dalam bisnis. Alat ini juga telah memiliki model data terintegrasi yang dapat mengaitkan rincian transaksi yang pernah berlangsung dalam perusahaan.
Laporan yang dihasilkan selanjutnya akan menyertakan informasi tentang pelanggan, pesanan, dan inventaris, yang dapat membantu dalam merencanakan kebutuhan bisnis ke depan, seperti pembelian inventaris, strategi penetapan harga produk, dan cara pendanaan kebutuhan bisnis tersebut.
5. Tolak Ukur untuk Memantau Kesehatan Bisnis
Buku besar keuangan ini juga bisa menjadi indikator untuk menilai kemajuan suatu bisnis. Dengan adanya jurnal besar keuangan ini, perusahaan atau pemilik usaha dapat membandingkan catatan transaksi mereka dari setiap periode keuangan.
Dari sana nantinya bisa diketahui sejauh mana pengembangan bisnis berjalan, dan apakah sudah sesuai dengan harapan maupun target perusahaan atau tidak.
6. Membantu Penyusunan Laporan Audit
Tidak kalah penting, salah satu fungsi utama dari general ledger adalah menjadi pedoman dalam menyusun laporan audit. Perlu diketahui bahwa proses audit yang dilakukan oleh pihak eksternal sering kali menimbulkan kecemasan bagi pemilik bisnis.
Namun, dengan mencatat setiap transaksi secara teratur dan sistematis dalam buku besar, kekhawatiran semacam itu dapat diminimalkan.
Oleh karena itu, memiliki buku besar keuangan ini menjadi sangat penting bagi perusahaan, karena dapat digunakan sebagai pedoman untuk menyusun laporan audit yang akurat.
Cara Membuat General Ledger
Setelah mengetahui lebih jauh tentang apa itu general ledger dan apa fungsinya, tentu Anda sudah memiliki bayangan tentang bagaimana cara membuat catatan keuangan atau yang biasa juga disebut sebagai buku atau jurnal besar keuangan ini. Berikut beberapa langkah yang dapat dilakukan :
1. Sesuaikan dengan Struktur Perusahaan
Langkah awal dalam membuat buku besar keuangan adalah menyesuaikan data keuangan yang ada dengan struktur akun atau tabel yang digunakan oleh perusahaan Anda.
2. Membuat Entri Jurnal
Langkah berikutnya adalah membuat entri jurnal untuk mencatat secara detail setiap transaksi yang terjadi. Pencatatan ini telah mencakup seluruh informasi seperti deskripsi akun, tanggal transaksi, jumlah debit, jumlah kredit, dan deskripsi lengkap mengenai transaksi tersebut.
3. Mengategorikan Transaksi
Langkah selanjutnya adalah mengategorikan setiap transaksi ke dalam akun yang relevan, seperti penjualan, kas, dan sebagainya.
Setiap entri jurnal yang terekap harus dikelompokkan di bawah akun-akun yang sesuai dengan struktur buku besar perusahaan, seperti aset, kewajiban, modal, pendapatan, dan biaya.
4. Rekonsiliasi Informasi
Untuk memastikan keseimbangan antara jumlah debit dan kredit, diperlukan rekonsiliasi neraca saldo. Tim keuangan dapat menggunakan informasi dari jurnal untuk menemukan penyebab ketidaksesuaian. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam memastikan bahwa neraca saldo sudah akurat.
5. Transfer Entri Jurnal ke Buku Besar
Langkah terakhir adalah memverifikasi keabsahan dan mentransfer entri jurnal ke dalam buku besar. Jika Anda menghadapi kesulitan dalam pembuatan buku besar, Anda dapat menggunakan perangkat lunak akuntansi yang sudah banyak tersedia di pasaran.
Berdasarkan ulasan di atas, diketahui betapa pentingnya tugas dari general ledger Oleh karena itu, penyusunannya harus dilakukan secara cepat, akurat, dan efektif.
Leave a Reply