Pengertian General Affair, Fungsi, dan Jenjang Karir

Dalam sebuah perusahaan, divisi yang dikenal dengan ruang lingkup paling luas biasa disebut dengan General Affair. Divisi ini juga kerap disebut sebagai bagian umum dalam suatu perusahaan, yang tentunya mengacu pada tugas dan tanggung jawabnya dalam perusahaan tersebut.

Divisi ini berkaitan sangat erat dengan kebutuhan operasional perusahaan. Oleh karena itu, bagian ini memiliki posisi yang sangat penting karena dapat berpengaruh terhadap kelancaran seluruh proses bisnis dan manajerial yang sedang berjalan dalam perusahaan.

Jika Anda merupakan orang yang akan bergelut dalam bidang ini, maka Anda perlu mengenal lebih dalam mengenai pengertian, fungsi, hingga posisinya dalam sebuah perusahaan. Berikut uraian tentang pengertian, fungsi, dan jenjang karir General Affairatau GA yang perlu Anda ketahui.

Pengertian General Affair

General Affair merupakan salah satu divisi yang biasanya ditemukan dalam bagan struktural pada sebuah perusahaan. Divisi ini secara garis besar kerap diidentikkan dengan pemenuhan kebutuhan dan kegiatan operasional perusahaan yang sedang berjalan.

Divisi ini juga sering disebut sebagai bagian umum karena memiliki jobdesk dalam lingkup yang lebih luas dibanding divisi-divisi lainnya.

Bagian GA ini disebut cukup luas karena seluruh bagian yang ada dalam perusahaan memiliki kondisi operasionalnya masing-masing.

Oleh karena itu, GA memiliki peran yang krusial untuk memastikan pemenuhan kebutuhan-kebutuhan operasional tersebut.

Secara umum, divisi ini berperan dan memegang tanggung jawab dalam memastikan sekaligus mengawasi kelancaran bisnis yang berjalan dalam perusahaan, baik itu menyangkut kebutuhan hingga kegiatan operasionalnya.

Meski kerap disepelekan, namun beberapa kebutuhan-kebutuhan umum dalam perusahaan, seperti fasilitas, peralatan, atau kebutuhan-kebutuhan tambahan, adalah unsur-unsur penting yang tidak boleh terlewatkan demi lancarnya aktivitas-aktivitas perusahaan.

Pada bagian inilah General Affair ini bertanggung jawab memenuhi kebutuhan-kebutuhan tersebut agar performa bisnis tetap optimal.

Fungsi General Affair

Untuk menjalankan tanggung jawabnya, General Affair memiliki beberapa tugas dan fungsi yang secara khusus telah diatur oleh perusahaan. Namun secara umum, tugas dan fungsi tersebut dapat diuraikan ke dalam beberapa poin yang ada di bawah ini, yaitu:

Pengaturan

Mengatur pengadaan barang/jasa adalah salah satu fungsi utama divisi ini. Pengaturan yang dilakukan mulai dari perencanaan pengadaan, penentuan kebutuhan, pencarian vendor atau penyedia barang/jasa yang sesuai, sebagai negosiator harga, hingga pengelolaan barang tersebut.

Pemeliharaan

Selain terlibat dalam proses perencanaan hingga pengelolaan, tanggung jawab lain divisi ini adalah memastikan semua aset fisik perusahaan selalu dalam keadaan yang baik agar proses kerja perusahaan tetap optimal. Tugas ini meliputi proses perawatan, perbaikan, dan pengelolaan.

Pembelian dan Pembayaran

Penanggungjawab operasional pada perusahaan ini juga berfungsi melakukan pembayaran ataupun pembelian barang/jasa yang dibutuhkan perusahaan. Hal ini mencakup pemrosesan faktur, pembayaran kepada pihak terkait, hingga pemantauan catatan keuangan.

Perizinan

Perizinan juga termasuk dalam fungsi divisi ini, karena GA juga berperan dalam penanganan berbagai bentuk izin yang dibutuhkan tim-tim terkait dalam perusahaan. Perizinan ini meliputi izin operasional, kepatuhan terhadap peraturan pemerintah, serta kepengurusan izin dan lisensi lainnya.

Perwakilan

Fungsi lainnya adalah sebagai perwakilan perusahaan dalam menghadirkan dan menjaga relasi yang baik dengan pihak eksternal, baik itu vendor, pemasok, instansi-instansi pemerintah, maupun masyarakat. Terbangunnya hubungan yang positif dalam hal ini dapat menjaga reputasi perusahaan.

Kesiapan Laporan Berkala

Pemenuhan dan pengadaan barang/jasa operasional perusahaan tentunya tidak boleh lepas dari pelaporan-pelaporan yang dapat merekam seluruh aktivitas pemenuhan yang dilakukan.

Oleh karena itu, divisi ini juga berfungsi memastikan kesiapan dan kelengkapan laporan berkala yang biasanya akan dibutuhkan oleh manajemen atau instansi terkait.

GA dalam hal ini berperan dalam proses pengumpulan data, pembuatan laporan, kepatuhan perizinan, dan pemeliharaan fasilitas.

Kesejahteraan Tenaga Kerja

Tugas lain dari divisi ini adalah memastikan hak-hak finansial dari Tenaga Kerja Harian pada perusahaan dapat terpenuhi sesuai dengan kontrak yang berjalan.

Tugas ini dapat meliputi perhitungan gaji, pemantauan jam kerja, dan koordinasi dengan bagian keuangan untuk jaminan pembayaran.

Jenjang Karir General Affair

Meskipun divisi General Affair dalam sebuah perusahaan merupakan bagian umum, namun pelaku dalam divisi ini juga dapat naik jabatan. Hal ini membuka kesempatan bagi para anggota divisi untuk memiliki jenjang karirnya tersendiri. Berikut beberapa jenjang karir tersebut:

Staff General Affair

Karir awal yang bisa kita temukan dalam divisi ini adalah Staff GA. Pada jenjang ini, setiap aggota staff-nya bertugas untuk mendukung berbagai kebutuhan operasional kantor, mulai dari fasilitas, administrasi, dan manajemen aset.

Staff GA ini umumnya akan dilibatkan dalam aktivitas pemeliharaan kantor, manajemen inventaris, pengelolaan layanan keamanan, dan administrasi umum.

Supervisor General Affair

Jenjang berikut dalam divisi ini adalah Supervisor GA, yang bertanggung jawab dalam mengawasi Staff GA. Pada level supervisor ini, GA juga sudah harus mampu mengkoordinasikan pekerjaan staffnya hingga merencanakan kebutuhan anggaran dalam divisinya.

Manager General Affair

Seperti layaknya posisi manajer pada umumnya, Manager GA berperan dalam pengawasan serta pengembangan strategi untuk aktivitas operasional yang efisien. Pada level ini, GA sudah harus terlibat dalam pengelolaan anggaran yang lebih besar dan perencanaan bisnis perusahaan jangka panjang.

Head of General Affair

Pada level atau jenjang tertinggi dalam karir divisi General Affair, terdapat posisi Head of GA yang memiliki tanggung jawab yang penuh atas berjalannya fungsi GA dalam perusahaan.

Posisi ini memiliki kewenangan dalam pengambilan keputusan strategi, kolaborasi, dan pengawasan operasional yang menyeluruh.

Itulah tadi penjelasan mengenai arti General Affair, fungsi, dan jenjang karirnya. Semoga bisa menjadi referensi tambahan yang bermanfaat, khususnya bagi Anda yang terlibat dalam divisi tersebut.