Di balik relasi kerjasama yang terjalin antara pemasok dan pelanggan, sering terdengar istilah Vendor Managed Inventory. Istilah ini merupakan strategi manajemen rantai pasokan, di mana pemasok atau vendor bertanggung jawab atas pengelolaan stok barang di gudang atau lokasi penyimpanan pelanggan.
Dalam sistem ini, pemasok memiliki akses langsung ke informasi persediaan pelanggan dan mengambil inisiatif untuk merencanakan, mengelola, dan mengisi kembali stok secara otomatis, mengurangi beban bagi pelanggan. Untuk lebih mengenal istilah ini, Anda dapat menyimak artikel di bawah ini.
Arti Vendor Managed Inventory
Vendor Managed Inventory (VMI) adalah strategi manajemen rantai pasokan di mana pemasok bertanggung jawab atas pengelolaan stok barang di lokasi penyimpanan pelanggan. Konsep ini berbeda dari metode tradisional, di mana pelanggan yang mengendalikan pesanan, pembelian, dan inventarisasi.
Dalam sistem ini, pemasok memiliki akses langsung ke informasi persediaan pelanggan. Selain itu, mereka juga dapat mengambil inisiatif yang lebih ke depan untuk merencanakan, mengelola, dan mengisi kembali stok secara otomatis tanpa harus menunggu pesanan dari pelanggan.
Oleh karena itu, pemasok memiliki tanggung jawab yang lebih besar dalam sistem seperti ini. Tanggung jawab tersebut dapat berupa mengantisipasi kebutuhan pelanggan, memantau stok secara real-time, dan mengatur pengiriman produk secara proaktif.
Meski begitu, sistem ini memiliki manfaat dalam pengurangan biaya persediaan, efisiensi operasional yang lebih tinggi, pengurangan risiko kekurangan atau kelebihan stok, serta peningkatan dalam manajemen rantai pasok secara keseluruhan.
Sistem VMI ini juga mampu mendorong kolaborasi yang lebih erat antara pemasok dan pelanggan. Dengan begitu, aktivitas bisnis memiliki fokus yang lebih besar dan dapat membantu meningkatkan kepuasan pelanggan melalui pengiriman yang lebih tepat waktu dan konsisten.
Contoh Vendor Managed Inventory
Salah satu contoh penerapan yang sukses dari sistem Vendor Managed Inventory adalah strategi manajemen inventaris yang digunakan oleh Walmart. Di mana pada dekade 1980-an, Walmart memulai kolaborasi dengan Procter & Gamble untuk menguji konsep VMI ini.
Lebih dari tiga puluh tahun kemudian, Walmart mengungkapkan berbagi data mengenai tingkat persediaan dan penjualannya kepada jaringan vendor yang bekerja sama dengan mereka. Dalam setiap penelitian terkait strategi tersebut, Walmart sering diakui sebagai ahli dalam menerapkan sistem ini.
Strategi yang diterapkan oleh Walmart terbukti sangat efisien, di mana biaya distribusi mereka umumnya berada di bawah 2% dari total penjualan. Bahkan perbandingan biaya distribusi Walmart sekitar 50% lebih rendah dibandingkan dengan pesaing-pesaingnya.
Procter & Gamble menjadi salah satu vendor utama yang bekerjasama dengan Walmart. Dalam sistem VMI yang digunakan, Walmart memberikan tanggung jawab manajemen persediaan kepada para vendor. Para vendor menerima data mengenai persediaan dan penjualan dari Walmart, kemudian mereka memutuskan sendiri cara dan waktu yang tepat untuk mengisi kembali stok di Walmart.
Dari perspektif Walmart, kolaborasi ini memastikan bahwa rak-rak mereka selalu terisi dengan produk dari para vendor. Sementara dari perspektif vendor, data yang diterima dari Walmart memberikan wawasan mendalam terkait dengan pola penjualan produk.
Selain itu, vendor juga dapat mengatur produksi dan distribusi mereka sesuai dengan informasi yang didapatkan dari Walmart.
Dalam strategi Vendor Managed Inventory ala Walmart, semua biaya yang terkait dengan manajemen persediaan dialihkan ke para vendor. Hal inilah yang secara otomatis mengurangi beban pengeluaran untuk manajemen inventaris.
Penerapan Vendor Managed Inventory
Salah satu contoh penerapan Vendor Managed Inventory adalah dalam industri ritel. Misalnya, sebuah rantai toko mengizinkan pemasoknya untuk mengakses data penjualan secara real-time.
Berdasarkan informasi ini, pemasok dapat merencanakan pengiriman dan penyesuaian stok sesuai permintaan, serta mengurangi risiko kekurangan atau kelebihan persediaan.
Dalam industri manufaktur, perusahaan otomotif sering menggunakan VMI. Pemasok suku cadang memiliki akses langsung ke sistem manufaktur untuk memonitor inventarisasi.
Ketika persediaan mendekati batas minimum, pemasok secara otomatis mengirimkan suku cadang yang diperlukan, memastikan kelancaran proses produksi tanpa gangguan.
Selain itu, Walmart juga telah berhasil membuktikan penerapan sistem VMI ini dalam bisnis skala besarnya. Namun, apakah konsep ini dapat diadopsi dalam bisnis berskala kecil? Jawabannya adalah iya, dengan catatan harus dilakukan dengan cermat dan pertimbangan matang.
Sebagai contoh, bisnis di sektor kuliner, seperti restoran, bisa menerapkan sistem ini, meskipun mereka beroperasi dalam skala kecil dan sering dimiliki secara independen. Sebab setiap jenis restoran, baik besar maupun kecil, memiliki kebutuhan penting terkait manajemen persediaan.
Melalui sistem ini, jika sebuah restoran mampu mengurangi biaya overhead dengan mengalihkan manajemen persediaan kepada mitra vendor mereka melalui Vendor Managed Inventory, hal ini bisa menjadi keuntungan besar. Namun, tentunya harus dilakukan dengan penuh kehati-hatian.
Faktor-faktor yang Perlu Diperhatikan
Ada beberapa faktor yang kiranya perlu diperhatikan pada penerapan metodeini. Faktor-faktor ini akan membantu dalam mengoptimalkan proses, mengurangi risiko, dan meningkatkan kerjasama antara pemasok dan pelanggan. Adapun faktor-faktor tersebut antara lain :
1. Relasi dengan Mitra Kerja
Komunikasi terbuka dan kerja sama yang solid cukup krusial dalam menerapkan strategi pasokan ini. Tanpa kepercayaan yang kuat pada mitra bisnis Anda, kesulitan akan muncul dalam menjalankan strategi yang sukses. Oleh karena itu, hubungan yang stabil dan berkelanjutan perlu diimplementasikan.
Sebaiknya, strategi VMI diterapkan setelah vendor dan pengecer telah memiliki kerjasama yang terjalin cukup lama, memastikan hubungan yang erat telah terbentuk. Namun, penerapan strategi ini tidak menutup kemungkinan kepada relasi vendor dan pengecer yang masih terbilang baru.
2. Keuntungan Bagi Kedua Pihak
Strategi ini dapat memangkas biaya manajemen persediaan bagi pengecer dan juga meningkatkan transparansi penjualan bagi vendor. Penting untuk mengevaluasi apakah penerapan sistem ini menguntungkan kedua belah pihak atau tidak, sebab jika tidak, penggunaan strategi ini berpotensi mengganggu stabilitas bisnis.
3. Supply Chain yang Sistematis dan Terdokumentasi
Supply chain bertujuan mencegah kegagalan dan kekacauan sistem yang dapat mengurangi efisiensi. Hal ini dapat dilakukan dengan memperkuat komunikasi yang saling mendukung antara kedua belah pihak serta pencatatan terhadap seluruh pergerakan barang untuk mengevaluasi kinerjanya.
4. Data Inventaris yang Valid dan Akurat
Penerapan VMI bergantung pada data inventaris yang akurat, termasuk ketersediaan pasokan dan perubahan permintaan barang. Kedua pihak harus berbagi informasi inventaris secara terbuka untuk mendukung implementasi ini.
5. Kesamaan Visi dan MIsi
Dalam menerapkan strategi ini, penting bagi kedua belah pihak untuk memiliki visi yang sejalan. Jika visi mereka tidak sinkron, sebaiknya sistem ini tidak diterapkan karena dapat menyebabkan konflik di masa mendatang.
Hal ini krusial karena ketidaksesuaian visi dapat mengakibatkan kompleksitas dalam bisnis dan munculnya masalah seperti kesalahan pengiriman stok barang yang sebenarnya dapat dihindari.
6. Teknologi yang Mendukung
Berbagi data adalah kunci keberhasilan strategi Vendor Managed Inventory yang saling menguntungkan. Teknologi yang memadai sangat penting untuk mendukung strategi ini dengan efektif.
Baik pembeli maupun vendor, mereka harus dapat saling bertukar data inventaris dan penjualan. Sumber daya teknologi yang khusus diperlukan agar pertukaran data ini dapat berjalan dengan baik.
Demikianlah penjelasan mengenai Vendor Managed Inventory dan hal-hal penting lain yang berkaitan dengannya. Semoga bisa menjadi tambahan informasi yang bermanfaat bagi para pembaca.
Leave a Reply