Aktivitas manajemen kontrol persediaan barang dalam sebuah perusahaan biasanya disebut dengan Inventory Control atau IC. Fungsinya untuk menangani manajemen persediaan barang yang akan dibutuhkan dalam proses operasional perusahaan.

Secara umum, aktivitas ini bertujuan untuk menghasilkan catatan mengenai alur keluar masuknya barang sehubungan dengan persediaan yang ada, agar kebutuhan bisnis dan operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar.

Dalam arti lain, Inventory Control merupakan sistem pengelolaan tingkat inventaris perusahaan dalam rangka memastikan jumlah optimal setiap produk tetap terjaga.

Jika ingin lebih memahami tentang Inventory Control, tugas, dan metodenya dalam sebuah perusahaan, pastikan Anda menyimak kelanjutan ulasan di bawah ini.

Apa Itu Inventory Control?

Ilustrasi Staf Inventory Control

Inventory Control merupakan aktivitas dalam sebuah perusahaan yang berkaitan erat dengan proses inventarisasi stok persediaan barang. Aktivitas inventarisasi ini berfungsi untuk memastikan kondisi ketersediaan barang agar dapat digunakan untuk kebutuhan operasional perusahaan secara optimal.

Pengelolaan inventaris ini memiliki fokus utama untuk mengontrol dan mengorganisir ketersediaan stok agar selalu dapat digunakan secara optimal untuk mencukupi kebutuhan bisnis. Oleh karena itu, aktivitas ini memiliki peranan yang penting untuk memastikan kelancaran operasional perusahaan.

Inventaris yang terkontrol dapat memudahkan perusahaan untuk mengawasi stok persediaannya sekaligus dapat membantu perusahaan dalam mengantisipasi kebutuhan barang di masa mendatang. Sehingga bisa dikatakan bahwa kelancaran aktivitas operasional perusahaan sangat bergantung pada tata pengelolaan inventaris yang baik.

Selain berperan dalam pengawasan dan pengelolaan stok gudang, Inventory Control juga mencangkup fungsi yang berkaitan dengan pengiriman pesanan kepada pelanggan. Hal ini tentunya masih sangat berkaitan, sebab kondisi stok gudang juga bergantung pada intensitas pengiriman barang ke pelanggan.

Tugas Inventory Control

Inventory Control Bertugas Memastikan Ketersediaan Stok
Inventory Control Bertugas Memastikan Ketersediaan Stok Produk Perusahaan

Aktivitas pengontrolan inventaris umumnya akan dilakukan oleh sebuah tim dalam sebuah perusahaan dengan tugas spesifik yang berhubungan dengan pengelolaan barang tersebut. Berikut ini beberapa tugas dari Inventory Control Staff yang bisa penting diketahui :

1. Perhitungan Stok

Staf yang bertugas dalam aktivitas inventarisasi bertanggung jawab dalam perhitungan ketersediaan stok. Perhitungan stok ini meliputi aktivitas hitung dan rekap yang perlu dilakukan secara terperinci untuk dapat menggambarkan alur aktivitas stok barang yang terjadi.

Untuk itu, tugas utama staff IC adalah mengamankan stok barang berdasarkan kebutuhan perusahaan dengan menjadikan hasil perhitungan dan rekapan tersebut sebagai acuan kerjanya. Pengawasan ini dilakukan untuk menghindari dampak negatif pada kegiatan operasional maupun pengiriman.

2. Pengecekan Data

Setelah melakukan perhitungan dan perekapan, aktivitas selanjutnya yang tidak boleh dilewatkan oleh IC staff adalah aktivitas pengecekan. Pengecekan ini dilakukan untuk memastikan bahwa kuantitas barang telah sesuai dengan perhitungan yang dilakukan. Hasil pengecekan akan dilaporkan kepada supervisor.

3. Pendataan Berkala

Kegiatan operasional perusahaan akan selalu berjalan setiap waktu. Oleh karena itu, staff inventarisasi harus senantiasa melakukan proses pendataan secara rutin dan berkala. Pendataan umumnya akan dilakukan dengan bantuan sistem yang telah terintegrasi, sehingga kegiatan ini lebih mudah dilakukan.

Aktivitas pendataan bisa dilakukan dengan menginput stok persediaan barang dari waktu ke waktu secara real-time ke dalam sistem yang ada. Hal ini dilakukan untuk mengantisipasi kondisi di mana perusahaan kehabisan stok barang untuk operasional maupun untuk pengiriman.

4. Penyusunan Laporan

Seluruh aktivitas yang telah disebutkan sebelumnya wajib dilaporkan oleh tim pengelola inventaris dalam bentuk laporan yang berintegritas. Penyusunan laporan ini harus memuat semua alur keluar masuk barang, ketersediaannya dari waktu ke waktu, hingga estimasi kebutuhan di masa mendatang.

Selain untuk membuat arsip laju pergerakan barang, laporan yang terperinci juga akan memudahkan pihak manajemen dalam hal membuat keputusan tentang strategi kebutuhan bisnis di kemudian hari. Hal ini pulalah yang melandasi mengapa aktivitas inventarisasi itu sangat krusial dalam perusahaan.

Metode Inventory Control

Saat Ini Ada 6 Metode Inventory Control
Saat Ini Ada 6 Metode Inventory Control yang Sering Dilakukan

Dalam mengelola stok ketersediaan barang, ada beberapa metode dasar yang kerap menjadi acuan dalam proses pengelolaan tersebut. Beberapa ini beberapa metode Inventory Control yang biasa dilakukan :

1. Just in Time (JIT)

Perusahaan yang bergerak dalam bisnis berskala kecil umumnya lebih sering menggunakan metode Just in Time (JIT) ini. Hal ini karena metode JIT ini dalam penerapannya tidak melibatkan biaya dan resiko dalam penyimpanan stok. Sehingga, perusahaan tidak akan terlalu memikirkan kelebihan stok dalam gudang yang hanya akan menyebabkan kerugian.

2. Pengiriman Massal

Untuk perusahaan dengan estimasi income yang lebih besar, pengiriman massal umumnya menjadi metode andalan bagi mereka. Metode ini diterapkan dengan asumsi bahwa dengan pembelian barang dalam jumlah yang besar oleh pelanggan akan membuat harganya lebih murah.

Namun perlu dicatat bahwa metode ini juga rentan dengan resiko yang lebih besar, terutama jika terjadi perubahan mendadak pada permintaan pelanggan. Penerapan metode ini harus selalu diiringan dengan aplikasi stok opname, di mana setiap stok fisik dalam gudang harus selalu dihitung sebelum dipasarkan.

3. Cross-Docking

Metode cross-docking juga umumnya digunakan oleh sebuah perusahaan yang tidak ingin menumpuk persediaan barang dalam gudang. Barang yang baru saja tiba akan langsung disortir untuk dikirimkan ke destinasi tujuan. Akan tetapi, penerapan metode ini akan mengutamakan barang baru terlebih dahulu, sehingga perhitungan terhadap kebutuhan pelanggan juga harus selalu akurat.

4. Consignment

Metode ini juga cukup banyak dan efektif digunakan oleh beberapa pelaku bisnis, di mana barang akan dikirim kepada pelanggan setelah terjadi transaksi sesuai kesepakatan. Penerapan metode ini memungkinkan pelaku bisnis mengatur pengelolaan inventaris tanpa pembayaran di muka sebelumnya.

5. Analisis ABC

Aktivitas Inventory Control juga dapat dilakukan dengan metode analisis ABC. Di mana pelaku bisnis akan melakukan identifikasi terlebih dahulu terhadap stok persediaan barang dan mengklasifikasikannya berdasarkan tingkat nilai konsumsi pelanggan.

Analisis ABC yang dilakukan akan memungkinkan stok barang dapat diatur sesuai nilai konsumsi tertinggi ke terendah. Dengan begitu, tim inventarisasi dapat memberikan label berdasarkan tingkat konsumsi tersebut dengan lebih mudah.

6. Cycle Count

Metode satu ini dilakukan dengan fokus utama pada perhitungan stok di hari tertentu saja. Namun perhitungan tetap harus dilakukan secara berkala agar pengontrolan stok persediaan barang tetap akurat dan sesuai dengan kebutuhan bisnis.

Oleh karena itu, metode penghitungan ini akan membantu bisnis Anda secara teratur dalam melakukan validasi terkait tingkat inventaris yang akurat di dalam software manajemen inventaris Anda.

Itulah tadi penjelasan mengenai pengertian Inventory Control, tugas, dan metodenya. Karena keberadaannya sangat penting dalam menjaga ketersediaan produk dan peluang profit yang bisa didapatkan, maka harus dilakukan sebaik dan semaksimal mungkin.