Pengertian Manajemen Perkantoran, Fungsi, dan Tujuannya

Salah satu aspek yang membuat perusahaan dapat berjalan dengan baik adalah manajemen perkantoran. Tanpa adanya hal itu, situasi dan sistem kerja dalam kantor akan berantakan dan cenderung tidak terarah.

Oleh karena itu, tidak berlebihan jika dikatakan kalau manajemen perkantoran merupakan bagian dari kehidupan yang terdapat di area kerja kantor.

Sayangnya, belum banyak yang tahu informasi mengenai manajemen perkantoran, baik pengertian, fungsi, dan tujuannya. Agar tidak sampai salah memahaminya, simak penjelasan di sini sampai selesai.

Mengenal Apa Itu Manajemen Perkantoran

Sebagai informasi, manajemen perkantoran adalah pengelolaan data yang dilakukan secara teratur dan sistematis.

Pengerjaannya sendiri dilakukan secara berulang dengan mengikuti setiap kegiatan organisasi. Tujuannya adalah untuk mencapai keberhasilan tugas dari organisasi terkait.

Di sisi lain, manajemen perkantoran juga sering diartikan dengan pengarahan menyeluruh terhadap aktivitas atau kegiatan ketatausahaan dalam sebuah kantor.

Tujuan dari manajemen tersebut adalah agar pekerjaan berlangsung dengan baik. Sebab, penataan membuatnya lebih terstruktur sehingga tidak sulit untuk mengarahkan sekaligus mengelolanya dengan tepat.

Pengertian Manajemen Perkantoran Menurut Para Ahli

Selain secara umum, ada beberapa ahli yang juga berpendapat tentang manajemen perkantoran. Penasaran dengan penjelasan para ahli? Simak selengkapnya di bawah ini:

1. William Leffingwell dan Edwin Robinson

Pengertian manajemen perkantoran yang pertama dikemukakan oleh William Leffingwell dan Edwin Robinson. Mereka berpendapat bahwa manajemen perkantoran adalah cabang dari seni dan juga ilmu manajemen.

2. Arthur Grager

Dijelaskan bahwa manajemen perkantoran merupakan tata penyelenggaraan terhadap komunikasi dan pelayanan suatu organisasi dan juga waktu.

3. George R. Terry

Tokoh ini mendefinisikan manajemen perkantoran sebagai suatu perencanaan, pengawasan, dan pengorganisasian pekerja kantoran. Berkat adanya hal itu, pekerja kantoran lebih mudah dalam mencapai tujuan perusahaan yang telah ditentukan.

4. Hal Nourse

Berdasarkan pendapat yang dikemukakan Hal Nourse, manajemen perkantoran memiliki makna sangat luas. Bukan hanya berkaitan dengan fungsi-fungsi pelayanan perkantoran, tetapi juga berkaitan dengan kontrol fungsional dan pengarahan administrasi.

5. Moekijat

Menurut Moekijat, pengertian dari manajemen perkantoran adalah penerapan dari fungsi manajemen pada suatu kantor. Cakupannya mulai dari pengorganisasian, perencanaan, penggerakan, dan pengawasan kantor agar tujuan yang diharapkan perusahaan tercapai secara maksimal.

6. Prajudi Atmosudirjo

Sedikit berbeda dengan sebelum-sebelumnya, Prajudi Atmosudirdjo mengatakan bahwa manajemen perkantoran adalah gabungan antara corporate management. Mulai dari tanah, gedung, personel, dan seluruh kelengkapan sekaligus operation management.

7. Millis Geoffrey

Berdasarkan penjelasan Milis Geoffrey, manajemen perkantoran adalah sebuah seni yang akan menunjukkan segenap anggota perusahaan dalam menggunakan sarana sesuai fungsinya,

8. Rifhi Siddiq

Menurutnya. manajemen perkantoran diartikan sebagai metode yang dilakukan dengan memperhatikan fungsi manajemen. Hla itu juga berkaitan dengan pekerjaan perkantoran yang sudah dirancang sebelum-sebelumnya.

Bisa disimpulkan bahwa adanya manajemen perusahaan berkaitan erat dengan pengendalian perusahaan dalam berbagai aspek, agar tujuan yang direncanakan tercapai sebagian atau seluruhnya.

Tujuan Dari Manajemen Perkantoran

Penerapan manajemen perkantoran memiliki berbagai tujuan penting. Penasaran dengan apa saja itu? Penjelasan selengkapnya ada pada poin-poin berikut:

• Membantu organisasi dan bisnis untuk mempertahankan sekaligus memenuhi tuntutan pihak-pihak berkepentingan
• Membuat catatan terkait dengan perkantoran secara lengkap, relevan, terkini, tepat waktu, akurat, dan akuntabel
• Memberikan berbagai informasi yang dibutuhkan  pada setiap individu yang bertanggung jawab dengan tugas administrasi
• Penerapan manajemen perkantoran dapat menjadikan setiap orang yang ada di kantor melakukan tugas administrasi dengan lebih teliti, di samping membantu untuk memberikan pelayanan lebih baik kepada klien ataupun mitra bisnis

Fungsi Manajemen Perkantoran

Ingin tahu lebih banyak tentang manajemen perkantoran? Anda juga perlu memahami apa saja fungsinya.

Perlu diketahui bahwa fungsi utama manajemen perkantoran dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu planning, organizing, controlling, dan commanding.

Masing-masing dari pembagian tersebut akan dijelaskan secara detail di bawah ini :

1. Planning

Jika diartikan dalam bahasa Indonesia, planning bermakna perencanaan. Maksudnya adalah, manajemen perkantoran berfungsi untuk menentukan seluruh bentuk tindakan untuk mencapai target tertentu dalam kurun waktu yang ditentukan.

Untuk memperlancar fungsi planning, seorang manajer wajib memikirkan apa saja pekerjaan yang harus dikerjakan oleh masing-masing sumber daya di kantor. Pasalnya, di dalam satu kantor terdiri dari banyak sumber daya sekaligus.

2. Organizing

Pengorganisasian atau yang sering disebut juga sebagai organizing adalah fungsi yang membantu manajer dalam menjalankan kegiatan pengawasan.

Selain itu, manfaatnya adalah mempermudah dalam menentukan siapa saja yang ditugaskan menyelesaikan sebuah pekerjaan

Keberadaan fungsi organizing terbilang sangat penting karena dapat mendukung pemimpin perusahaan untuk menjalankan struktur organisasi dengan jelas dan detail. Alhasil, kemungkinan terjadi kesalahan fatal dapat ditekan sebaik-baiknya.

3. Commanding

Maksud dari fungsi commanding adalah pengarahan. Artinya, manajemen perkantoran berperan dalam memberikan bimbingan, perintah, saran, ataupun instruksi pada para karyawan untuk menjalankan tugas mereka.

Fungsi commanding bisa membuat pekerjaan karyawan menjadi semakin terarah. Apabila ada kesalahan, perbaikan akan dilakukan sesegera mungkin karena seluruh proses pengerjaan dilakukan di bawah bimbingan petinggi perusahaan.

4. Controlling

Sesuai penyebutannya, fungsi controlling berkaitan dengan pengawasan. Manajemen perkantoran memang sangat erat kaitannya dengan pengawasan. Pekerjaan perkantoran dapat berjalan dengan baik jika di bawah pengawasan.

Dengan controlling secara berkala, kesalahan yang mungkin saja terjadi bisa dihindarkan. Sedangkan tanpa controlling, potensi terjadi kesalahan semakin besar, terlebih jika tingkat kesulitan tugasnya tinggi.

Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

Agar tidak keliru dalam memahami jangkauan kerja dari manajemen perkantoran, perlu diketahui apa saja ruang lingkupnya. Dalam hal ini, terdapat 2 ruang lingkup manajemen tersebut yang akan dijelaskan di bawah ini :

1. Aktivitas Kantor

Ruang lingkup pertama dari manajemen perkantoran adalah aktivitas kantor. Dalam hal ini, aktivitas kantor tersebut mencakup perencanaan, koordinasi, serta pemantauan operasi kantor.

Termasuk juga dalam cakupan ini adalah berbagai hal yang terjadi selama jam kerja maupun di luar jam kerja, baik yang berkaitan dengan tim internal atau pihak eksternal.

2. Sarana Pekerjaan Kantor

Ruang lingkup kedua dari manajemen perkantoran adalah sarana pekerjaan kantor. Sarana yang dimaksud di sini mencakup lokasi, gedung, peralatan, termasuk mesin-mesin kantor.

Selain barang-barang di atas, fasilitas tambahan juga termasuk dalam sarana kantor. Tapi ingat, barang-barang pribadi karyawan tidak termasuk dalam hal ini.

Demikianlah ulasan mengenai manajemen perkantoran yang penting untuk diketahui, terutama bagi orang yang ingin mendirikan perusahaan.

Meski tampak remeh, tidak disarankan memandang sebelah mata aspek ini sama sekali. Sebab, pengaruhnya terhadap perkembangan perusahaan cukup besar. Bahkan, lebih bagus lagi jika manajemen perkantoran tersebut bisa lebih dimaksimalkan.